ΠΩΣ ΝΑ ΜΗ ΧΑΣΕΤΕ ΔΕΔΟΜΕΝΑ ΣΤΟ EXCEL.

Όλοι γνωρίζουμε και χρησιμοποιούμε τα προγράμματα της σουίτας Microsoft Office και όλοι ξέρουμε πόσο εύκολα είναι να χάσουμε με μια απροσεξία τα δεδομένα μας.

Ας δούμε δύο τυπικά σενάρια στο excel.

1. Έχουμε δημιουργήσει ένα βιβλίο εργασίας με 6 φύλλα. Το κάθε φύλλο αντιστοιχεί σε ένα οικονομικό έτος π.χ 2012-2015 και στα αποτελέσματα αυτών. Διαγράφουμε το φύλλο 2015 για να ξαναδημιουργήσουμε το έτος και πατάμε save. Μετά από λίγο θυμόμαστε ότι κάποια δεδομένα δεν θα τα βρούμε έυκολα και έπρεπε να τα έχουμε αντιγράψει πριν διαγράψουμε το φύλλο. Ατυχώς δεν μπορούμε να κάνουμε πλέον τίποτα (ειδικά αν δεν είχαμε αποθηκευμένο σαν αντίγραφο ασφαλείας το αρχείο του excel).

2.Έχουμε ένα αρχείο (βιβλίο) του excel σε κοινόχρηστη διαδρομή (αποθηκευμένο σε κάποιο file server) και μπορούν να το δουν 3 άτομα από το οικονομικό τμήμα.

Το ανοίγει ο συνάδελφος Α και αρχίζει να κάνει αλλαγές το αποθηκεύει κανονικά και το κλείνει. Μετά από λίγη ώρα το ανοίγει ο συνάδελφος Γ και κάνει και αυτός αλλαγές πιθανώς στα δεδομένα που άλλαξε ο Α και πατά αποθήκευση . Μπέρδεμα που έχουμε συναντήσει πολλές φορές.

Η λύση είναι να αποθηκεύονται τα αρχεία όχι σε file server αλλά σε περιβάλλον sharepoint ή στο cloud της Microsoft. Αν θέλουμε για τους δικούς μας λόγους να τα έχουμε στο εταιρικό περιβάλλον πρέπει να σκεφτούμε τη δημιουργία ενός απλού sharepoint server που δεν είναι τίποτα άλλο παρά ένας κοινός χώρος εργασίας που έχει τη δυνατότητα να κρατά εφ`όσον το ορίσουμε ιστορικές εκδόσεις των αρχείων. Πρακτικά κρατά σαν εικόνα τις 10 -παράδειγμα- προηγούμενες εκδόσεις.

Έτσι μπορούμε να ανοίξουμε και να δούμε πριν 2 ημέρες τα δεδομένα ενός excel πριν τις αλλαγές που κάναμε σήμερα.

Διαφορά στατικής και δυναμικής αναφοράς.

  • Η στατική αναφορά (static report) είναι μια εικόνα δεδομένων που μένει ίδια είτε σε ένα φύλλο εργασίας του excel ή σε μια εκτύπωση σε χαρτί.

Δείχνει για παράδειγμα τα αποτελέσματα πωλήσεων ανά περιοχή ανά έτος.

  • Η δυναμική αναφορά (dynamic reporting) είναι αυτή που μπορούμε να δούμε τα δεδομένα μας αλλαγμένα κάθε φορά που την ανοίγουμε. Διαβάζει τις αλλαγές από τη βάση δεδομένων (data wearhouse) με την οποία είναι συνδεδεμένη και ενημερώνεται σύμφωνα με τις παραμέτρους που έχουμε ορίσει. Ένα τέτοιο παράδειγμα είναι μια αναφορά που μας δείχνει τις πωλήσεις ανά κωδικό ανά ημερομηνία. Όταν ανοίξουμε την αναφορά στις 12.03.2029 θα είναι σε θέση να μας εμφανίσει τα αποτελέσματα για εκείνη την ημέρα αλλά και για τις προηγούμενες.
The Clean Claim report displays multiple graphs, and tables. With interactivity via hoover text or detail options when you see the (+) icon. This report is a Dynamic report. allowing for drill down details. using the (+) in certain columns.

Καλώς ήλθατε !

Καλώς ήλθατε στη σελίδα μας.

Εδώ θα βρείτε ιδέες για το πως να βάλετε τάξη στα δεδομένα σας με απλό και δημιουργικό τρόπο.